Praxis | Controlling

Wie wirtschaftlich ist meine Praxis?

Als Praxisinhaber ist man für Patienten und Mitarbeiter verantwortlich, als Unternehmer aber auch für die positive wirtschaftliche Entwicklung der Ordination. Bei Letzterem helfen Praxiscontrolling und betriebswirtschaftliche Analyse.

Aus unserer langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Ärzten wissen wir, dass Praxiscontrolling die Voraussetzung für den langfristigen und nachhalti- gen wirtschaftlichen Erfolg ist. Damit hat man die wichtigsten Finanzzahlen der betreffenden Ordination stets im Blick.

Praxiscontrolling und betriebswirtschaftliche Analyse (BWA)

Die Basis des Praxiscontrollings ist die betriebswirtschaftliche Analyse (BWA).

Diese enthält alle Einnahmen und Ausgaben der Ordination, die sich aus den Daten aus der Buchhaltung generieren lassen. Möglich ist dabei eine jährliche Betrachtungsweise per Analyse des Jahresabschlusses, aber auch eine quartalsweise oder monatliche Auswertung der laufenden Auf- wendungen und Erlöse der Ordination.

Die BWA beinhaltet wichtige Informationen über die Leistungsfähigkeit der Ordinationen und deren wirtschaftlicher Ertragslage. Die Analyse von Umsatz und Kosten sowie der wichtigsten Finanzkennzahlen zeigt die Bereiche auf, in denen Verbesserungspotenzial besteht und ermöglicht da- mit die frühzeitige Ergreifung notwendiger Gegenmaßnahmen. So kann man sicherstellen, dass die betreffende Ordination optimal aufgestellt ist. Eine BWA-Analyse gibt Antworten auf wichtige Fragen:

• Wie erfolgreich ist meine Praxis zum jetzigen Zeitpunkt? (= Einnahmen-Ausgaben-/Kennzahlen-Analyse)

• Wie hat sich meine Praxis entwickelt? (= Zeitraumanalyse: Periodenvergleich der Kennzahlen)

• Wie erfolgreich ist meine Praxis im Vergleich zu meinen Kollegen? (= Kennzahlenvergleich durch Benchmarking)

Indikator Personalkostenquote

Wie die Abbildung zeigt, gehören die Personalkosten zum größten Kostenposten einer Praxis. Laut unseren Benchmarkdaten entfallen beispielsweise in Ordinationen der Allgemeinmedizin im Durchschnitt 17 %, in der Dermatologie beispielsweise 18,4 % der Einnahmen auf das Personal.

Die Personalkostenquote wird ermittelt, indem die Personalkosten in Relation zum Gesamtum- satz gesetzt werden. Die Kennziffer zeigt auf, wie hoch die Personalkosten im Vergleich zum Umsatz sind. Beispielsweise entfallen in der Allgemeinmedizin bei einer durchschnittlichen Per- sonalkostenquote von 17 % auf jeden Euro Umsatz 17 Cent auf das Personal.

Aber Vorsicht, eine hohe Personalkostenquote muss nicht automatisch ein Anlass zur Sorge sein. Grundsätzlich bedeutet sie zwar schon einen hohen Fixkostenanteil, der sich bei sinken- den Umsätzen auch nicht sofort verringern lässt, da Gehälter weiterzuzahlen sind. Aus unserer Erfahrung ist sie jedoch gerade in der Gründungsphase hoch, wenn sich die Praxis im Aufbau befindet und der Umsatz ausbaufähig ist.

Übrigens, auch ein Vergleich mit den Vorjahren, sofern vorhanden, ist lohnenswert, um aufzu- zeigen, ob sich Ihr Personalbereich (signifikant) positiv oder negativ verändert hat.

Indikator Gewinnanteil

Der prozentuale Anteil des Gewinns am Gesamtumsatz ist eine der wesentlichen Finanzkenn- zahlen im Praxiscontrolling. Dazu wird der erzielte Gewinn in Verhältnis zu den Einnahmen ge- setzt. Es wird also derjenige Anteil am Umsatz (in Prozent) ermittelt, den eine Ordination als Ge- winn erwirtschaftet.

Im Fachgruppenvergleich liegt der durchschnittliche Gewinnanteil einer Ordination der Allge- meinmedizin laut unseren Benchmarkdaten bei ca. 51 %. Das heißt, Ordinationen der Allge-

meinmedizin haben durchschnittlich mit jedem umgesetzten Euro 51 Cent Gewinn erwirtschaftet. Liegen Sie (deutlich) unter dem Durchschnitt und haben Ihre Kollegen mit der gleichen Leistung höhere Gewinne erzielt? Dann lohnt sich eine Detailanalyse im Hinblick auf die Effizienz in der Praxis.

Verknüpfung mit der Patientenverwaltungssoftware

Um ein umfassendes wirtschaftliches Bild einer Praxis und vor allem der Umsatzseite zu erhalten, muss die BWA zusätzlich mit Daten der Patien- ten- und Umsatzstatistik der Patientenverwaltungssoftware verknüpft wer- den. Hier zeigt sich, wo der Umsatz wirklich generiert wird und ob es un- genutzte Potenziale gibt.

Und nur durch eine Kombination von Buchhaltung und Honorarstatistik las- sen sich Detailkennzahlen wie die anfallenden Kosten pro Patient oder der erzielte Gewinn pro Öffnungsstunde ermitteln.

Die Profitcenter Ihrer Ordination

Betriebswirtschaftlich betrachtet sind Profitcenter eigenständige Bereiche einer Ordination wie beispielsweise ein Eigenlabor oder wie in der Zahn- heilkunde zum Beispiel die Prophylaxe. Um zu erfahren, ob und inwieweit diese Teilbereiche rentabel sind, muss auch hier eine Verknüpfung von

BWA und den Statistiken erfolgen.

Nur die regelmäßige Kontrolle der wichtigsten Kennzahlen ermöglicht einen schnellen Überblick über die wirtschaftliche Lage Ihrer Ordination, unterstützt laufend bei Entschei- dungen und hilft bei der Zielsetzung und deren Überprüfung. So werden Potenziale sicht- bar, kontinuierlich analysiert und in weiterer Folge optimal umgesetzt; denn nur was mess- bar ist, kann aktiv gesteuert werden! Ein langfristiger Praxiserfolg ist damit planbar!

Praxistipps

• Eruieren Sie mit Ihrem Steuerberater fünf für Ihre Ordination wichtige Kennzahlen!

• Nehmen Sie sich bewusst Zeit für Ihre Finanzkennzahlen und lassen Sie sich vom Steuerberater erklären, wie diese zu lesen sind!

• Definieren und priorisieren Sie Ziele und deren Erreichung!

• Arbeiten Sie immer mit den aktuellen Zahlen der (miteinander verknüpften) Buchhaltung und Patientenverwaltungssoftware!

• Führen Sie mindestens einmal jährlich mithilfe der Kontenblätter Ihrer Buch- haltung ein Kostenscreening durch!

FOTOS: ZVG, ISTOCKPHOTO/ XP3RT5