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ORDINATIONSMANAGEMENT |  EDV

Verlassen Sie sich

auf Mundpropaganda!

Es gibt wenig Märkte, die so raschen Änderungen unter- liegen wie die IT & EDV.

Das macht es für Ärzte oft schwierig, den Überblick zu behalten und Investitions-entscheidungen auf Basis ver- gleichbarer Offerte zu treffen.

Damit das Projekt „Arzt-EDV“ sowohl bei der Gründung als auch bei der Neuanschaffung und Erweiterung bestehender Ar- beitsplätze nicht aus dem Ruder läuft, muss der Ordinationsinhaber ein paar Vorarbeiten leisten, um sich dann qualifizierten Expertenrat einholen zu können. Da der Markt und die Anforderungen an ein Netzwerk für Ärzte oft unübersichtlich geworden sind, empfiehlt es sich, zuerst ein paar Grundüberlegungen anzustellen und mit einer guten Checkliste schließlich die nötigen Offerte einzuholen.

Platzbedarf realistisch einschätzen

Die wesentliche Frage lautet: Wie viele Arbeitsplätze müssen aktuell ausgerüstet werden und wie wird die künftige Entwicklung – also auch ein Ausbau für weitere Plätze – eingeschätzt? Meist gilt die einfache Faustformel: Pro Mitarbeiter ist ein EDV-Ar- beitsplatz erforderlich, denn schon allein aufgrund von Datenschutzvorgaben erweist sich die wechselweise Benützung einer Arbeitsstation durch mehrere Personen häufig im Alltag als unpraktikabel.

Apropos Platz: Unterschätzen Sie den Platzbedarf eines EDV-Arbeitsplatzes nicht, denn mit Tastatur, Monitor, Maus, Drucker und eventuell Barcode-Lesegerät und Chipkarten-Lesegerät soll auch noch ausreichend Platz für Unterlagen, Notizen, Telefon bleiben. „Die passenden Elektroinstallationen für die Arbeitsplätze müssen bei der Planung und Ausstattung auf jeden Fall be- reits berücksichtigt werden, um danach unschön herumhängende Kabel zu vermeiden. Und hier gilt: lieber eine Steckdose zu viel einplanen, als später mit Verlängerungskabeln und Mehrfachsteckdosen zu arbeiten, die auch leicht zu Stolperfallen wer- den. An einer Blitzschutzeinrichtung und einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV) sollte ebenfalls nicht gespart wer- den“, fasst Dr. Karin Assadian, Geschäftsführerin von p.project, einem Unternehmen, das sich auf die Eröffnung und den Be- trieb medizinischer Einrichtung spezialisiert hat, ihre Tipps zusammen. Darüber hinaus muss der Aufstellungsort auch aus Sicht von Arbeitsschutz und -sicherheit einiges an Anforderungen erfüllen. Der Arbeitsplatz muss ausreichend belüftet sein, damit er nicht überhitzt, der richtige Lichteinfall, die Tischhöhe und – wenn möglich auch die Verstellbarkeit von Sitzen auf Stehen – sind mittlerweile minimale Anforderungen.

Herzstück: Die Software

„Vorab sollten die Anforderungen an die Software gemeinsam überlegt und definiert werden“, betont Renato Pfeiler von plum- networks GmbH, einem IT-Unternehmen, das auf Komplettlösungen für Arztpraxen spezialisiert ist und unter anderem das or- thozentrum.wien oder die Gefäßmedizin Tuchlauben betreut. Webapplikationen haben zwar eine Reihe von Vorteilen, wie etwa die Unabhängigkeit von Betriebssystemen, geringere Wartungskosten und sind ideal für den mobilen Einsatz. „Derzeit sind sie aber nicht für Vertragsärzte geeignet, da eine Schnittstelle zum ELGA ohne dezentralen Server nicht möglich ist. Hier wird aber aktuell an einer Lösung gearbeitet“, weiß Pfeiler. Dennoch werden Schnittstellen zu medizinischen Geräten kaum unterstützt. Und gar nicht so selten tritt der Fall ein, dass es zu einer Störung seitens des Internetproviders kommt und damit auch kein Be- trieb möglich ist.

Offline-Lösungen sind hingegen flexibel bei der Integration von medizinischen Geräten und gewährleisten einen stabilen Be- trieb, da sie vielfach schon langjährige Erfahrung am Markt mitbringen. Durch meist zusätzliche, kostenpflichtige Module kön- nen diese Offline-Systeme viele umfangreiche Funktionen erfüllen. „Dazu wird aber ein eigener Server benötigt, Back-ups müs- sen selbst erstellt und verwaltet werden und der mobile Zugriff ist meist nur eingeschränkt möglich“, fasst Pfeiler zusammen und ergänzt: „Ein Zugriff muss heutzutage aber auch über App oder Webbrowser möglich sein, da Ärzte oft verschiedenen Spitälern oder auch Ordinationen arbeiten.“

Lesen Sie das Kleingedruckte!

Um die Qualität von angebotener Software einzuschätzen, empfiehlt sich das Umhören bei Kollegen, aber auch ein Gespräch mit deren Mitarbeitern. Wichtig ist, dass die täglichen Routineaufgaben einfach und rasch bewältigt werden können und dass das System skalierbar ist – also für den Fall, dass eine Erweiterung erforderlich ist, muss ein „Andocken“ an das vorhandene System gut möglich sein.

Neben der erstmaligen Anschaffung spielt der Servicegedanke gerade in der EDV eine große Rolle. Steht das System, steht meist auch der Ordinationsbetrieb – und in diesen Fällen darf guter Rat weder teuer sein noch lange auf sich warten lassen. Lesen Sie das Kleingedruckte in den Serviceverträgen und achten Sie auf mögliche Kostenfallen, wenn etwa die Dienste am Wochenende oder abends in Anspruch genommen werden müssen – was bei einem Ordinationsbetrieb leicht der Fall sein kann. Wer Hard- und Software aus einer Hand kauft, spart sich mitunter lästige Diskussionen, wo im Falle des Falles die Fehler- ursache liegt.

Die meisten Firmen bieten Wartungsverträge an, die eine laufende Anpassung an Kassenvertrags- oder Formularänderungen oder Weiterentwicklungen der Programme beinhalten.

Dass eine geeignete Datensicherungseinrichtung angeboten wird, sollte in Zeiten von Clouddiensten schon eine Selbstver- ständlichkeit sein. Auch wenn es sich nur um einen einzelnen Arbeitsplatz handelt – kein Unternehmer kann es sich leisten, sei- ne gesamten Firmendaten zu verlieren! Im simpelsten Fall wird regelmäßig auf Platten gespiegelt. Kontrollieren Sie selbst stich- probenartig, ob die Sicherungen auch tatsächlich funktionieren! Auch eine noch so moderne und „papierlose“ Ordination wird nicht ganz ohne Drucker auskommen. Bei den angebotenen Modellen sind neben den Anschaffungskosten auch die Kosten der Verbrauchsmittel zu beachten.rh